Urenregistratie: op papier of met een applicatie?

Het bijhouden van je urenregistratie.. Het voelt meestal als een vervelende bijkomstigheid, maar voor de declarabiliteit van je organisatie is het onmisbaar. De uren moeten kloppen, dagelijks bijgehouden worden en op de juiste wijze in de administratie. Maar moet dit echt zoveel tijd kosten? Kun je niet beter facturabel bezig zijn in plaats van je tijd besteden aan deze urenregistratie? Natuurlijk! Meer tijd voor jouw onderneming is ons doel.

 

Hoe doe jij het?

Grote kans dat jij en je medewerkers de urenregistratie in Excel bijhouden. De urenstaten worden verzameld, gecontroleerd en verwerkt in de projectadministratie. Facturen gaan naar de klant en de rapportages naar het management. Veel werk? Ja, maar dat hoort er nou eenmaal bij. Of er nu kosten gedeclareerd moeten worden of uren geregistreerd, tegenwoordig hoeven dergelijke handelingen niet per sé handmatig of op papier ingevuld te worden. Meer tijd ontwikkelt applicaties voor urenregistratie op maat met één doel: jouw bedrijf tijd en kosten laten besparen op dergelijke administratieve taken.

 

Weggegooid geld?

Velen staan er niet bij stil hoeveel uren er worden verbrand met tijdregistratie. Gratis Excel of een urenschrijf appje? Het klinkt aantrekkelijk maar kost eigenlijk bakken met geld. Weet jij de werkelijke kosten van gratis? Urenregistratie in Excel of een appje is dan wel gratis maar als de uren zijn geregistreerd, wat dan?

Dan begint de administratieve verwerking. De geregistreerde uren moet je boeken op het juiste project in (naar alle waarschijnlijkheid) Excel. Voor elk project is er een apart Excelsheet. Inzicht in je marge en in de projectvoortgang? Dat vergt  vaardigheden van een Excelacrobaat. Kortom, weggegooid geld want het kan écht efficiënter.

Bij het gebruiken van een urenregistratie-applicatie, kunnen medewerkers met slechts een paar drukken op de knop gemakkelijk hun uren registreren. De informatie wordt vervolgens automatisch doorgespeeld naar je eigen beheeromgeving zoals een CRM systeem. Alles in één overzicht, zonder extra werk. Uiteraard kunnen wij de applicatie zo ontwikkelen dat er niet alleen uren maar ook andere kosten zoals brandstof, materialen en/of werkzaamheden geregistreerd kunnen worden.

 

Verkeerde factuur, grote gevolgen

Door al dat handmatige invoerwerk, is een foutje zo gemaakt. Hoe is die fout ontstaan? Dat is moeilijk te herleiden. Dat kost dus extra tijd en een foute factuur naar je klant voel je direct in de portemonnee. Een ander scenario is dat je te weinig binnen krijgt omdat niet alle gewerkte uren door een foutje zijn gefactureerd. Urenregistratie in Excel of een gratis appje is dan niet meer zo gratis als het lijkt. Zorg dat je niet alleen tijd, maar dus ook ongemerkt kosten bespaard door gemiste uren oftewel inkomsten.

Het mooie aan maatwerk applicaties is dat het naadloos aan te sluiten op uw huidige systeem of software pakket. Misschien maakt je bedrijf al gebruik van eigen software en ben je op zoek naar een koppeling of API met je eigen software. In dat geval zorgen wij voor een stevige brug tussen ‘onze’ webapplicatie en de software.

 

Tijd voor verandering

Spendeer jij té veel aan het bijhouden van uren en het verwerken ervan? Heb je het idee dat het makkelijker en sneller kan, maar je weet niet precies hoe? Wij helpen je graag verder! Tijdens een gratis kennismakingsgesprek denken we met je mee en bespreken we de mogelijke oplossingen voor een effectievere urenregistratie, meer tijd voor jouw onderneming en een grote besparing op zowel tijd als gemiste declaraties.